Uma vez ouvi um colega passar 15 minutos explicando que não teve tempo de beber um copo de água nem de fazer uma atividade que levaria menos de 10 minutos. O tempo gasto justificando a falta de tempo foi maior do que o necessário para resolver as duas coisas.
A cena é engraçada, mas revela algo comum: muitas vezes ficamos tão envolvidos com o processo que esquecemos do resultado.
A folha e o soprador
Imagine alguém tentando varrer uma única folha do chão. A vassoura não consegue apanhá-la, a folha escorrega, volta, gira. Irritada, a pessoa vai até a garagem, procura o soprador, encontra a extensão, liga na tomada e finalmente sopra a folha para longe.
Bastava se abaixar e pegar a folha com a mão.
Quando o foco está na ferramenta e não no objetivo, criamos etapas que não precisam existir. Gastamos energia para parecer ocupados, e não para concluir o que importa. Antes de começar qualquer tarefa, vale a pergunta simples:
Qual é o resultado que eu quero, e qual é o caminho mais curto até ele?
Ocupado não é o mesmo que produtivo
Estar ocupado é ter a agenda cheia. Ser produtivo é entregar resultado. As duas coisas podem andar juntas, mas frequentemente não andam.
Alguns sinais de que o processo tomou o lugar do resultado:
- Explicar por que não fez leva mais tempo do que fazer.
- Tarefas pequenas ficam acumuladas porque "não sobra tempo", enquanto horas são gastas em atividades sem entrega clara.
- A ferramenta vira o objetivo: organizar a lista de tarefas toma mais tempo do que executá-las.
- Necessidades básicas são deixadas de lado, como beber água, levantar ou fazer uma pausa, em nome de uma correria que não produz nada.
Uma regra prática ajuda bastante: se algo leva poucos minutos, faça agora. Adiar uma tarefa curta costuma custar mais (em lembrar, remarcar e se preocupar) do que simplesmente resolvê-la.
Reuniões sem plano de ação
Em nenhum lugar o processo engole o resultado com tanta facilidade quanto nas reuniões corporativas.
Já pensou quão produtiva e positiva seria a empresa se toda reunião precisasse, obrigatoriamente, terminar com um plano de ação? Muitas reuniões sem sentido que tomam nosso tempo simplesmente deixariam de existir.
Para quem vive em um ambiente cheio de reuniões que ninguém sabe por que começaram e que terminam sem ninguém saber o que será feito, isso parece um sonho. Mas é algo simples de praticar. Ao final de cada conversa, três perguntas bastam:
- O que será feito?
- Quem é o responsável?
- Até quando?
Se a reunião não consegue responder a essas perguntas, talvez ela não precisasse ter acontecido, ou pudesse ter sido uma mensagem.
Volte ao resultado
Gestão do tempo não é encaixar mais atividades no dia. É escolher melhor onde colocar a energia e lembrar, sempre, para que cada esforço serve.
Antes de buscar o soprador, olhe para a folha. Na maioria das vezes, basta se abaixar e pegá-la.